Dans le secteur des biens de consommation (CG), on parle de « paiement insuffisant » lorsqu’un client vous verse un montant inférieur au montant facturé, au motif qu’il estime que vous lui devez de l’argent. Les déductions correspondent aux opérations effectuées sur le versement du client afin de compenser la différence entre le montant facturé et le montant qu’il paie… et elles constituent l’un des processus les plus complexes que les entreprises du secteur des biens de consommation doivent gérer. Les clients appliquent des déductions pour toutes sortes de motifs, allant des remises pour paiement rapide aux dommages-intérêts, en passant par les manquants, les amendes, les frais et les promotions. Ce mode de règlement peut représenter une part considérable de vos dépenses liées à la clientèle (par exemple, frais commerciaux, logistiques, dommages-intérêts) et il est largement admis que le taux d’erreur dans les déductions est inacceptable.
Dans une marque émergente, une personne est généralement chargée de gérer les retenues. Elle doit tout d’abord décrypter ces retenues et se procurer les pièces justificatives. Les pièces justificatives sont les factures et/ou les détails relatifs aux amendes, frais ou charges qui justifient la retenue. Ils sont généralement fournis sous forme de fichiers PDF, dont il existe une multitude de formats. Ensuite, des tableurs, des disques partagés et des e-mails sont utilisés pour valider les retenues et les classer à l’aide d’un code de motif. Si tout est en ordre, les retenues sont clôturées. Mais si des erreurs sont détectées, le fastidieux processus de contestation commence.
Au début, cela reste gérable, mais à mesure que le nombre de clients augmente, que le réseau de distribution s'étend et que le volume des transactions s'accroît, la situation devient rapidement insoutenable. Et, si un objectif – le recouvrement des créances – peut être atteint, un autre – la possibilité de comprendre réellementles dépenses effectives– passe généralement à la trappe. En effet, le « code motif », un attribut lié à un compte général dans les systèmes comptables, ne vous donne qu’une vision partielle de la situation. Ce qui manque généralement, c’est ce dont vous avez besoin pour vraiment comprendre vos dépenses réelles : les clients, les produits, les tarifs et les détails des promotions.
Trade Promotions Management (TPM) est un système de gestion d’entreprise spécialement conçu pour les fabricants de biens de grande consommation (CG), utilisé par les services commerciaux, comptables, financiers et de planification de la demande. TPM améliore la gestion des remises de trois manières principales :
1) Centralisation des informations. Toutes les informations nécessaires pour valider que l’activité a bien été planifiée et approuvée sont hébergées sur la plateforme. Cela inclut les détails relatifs aux clients, aux produits, aux stratégies, aux remises et/ou coûts fixes, aux ventes, aux dépenses et aux documents (contrats, justificatifs de déduction, copies de publicités, images de présentoirs, etc.).
2) La collaboration. Tropsouvent, votre spécialiste des déductions aura besoin d’informations provenant d’autres parties prenantes pour rapprocher les déductions. La messagerie TPM permet une communication directe entre les parties prenantes et l’intègre dans la fiche de promotion.
3) Données structurées. TPM sert à associer les remises aux promotions. Cela permet de générer les coûts réels liés aux clients et aux produits, que vous pouvez utiliser pour constituer un historique des dépenses et des performances à analyser au fil du temps.
De plus, vous disposez toujours des déductions classées par code de motif. Les récapitulatifs des déductions rapprochées peuvent être exportés pour être utilisés dans QuickBooks ou dans les modules de gestion des comptes clients d’un progiciel de gestion intégré (ERP).
UpClear développe des logiciels utilisés par les marques de biens de consommation pour améliorer la gestion des ventes et des dépenses commerciales. Sa plateforme BluePlanner est une solution intégrée qui prend en charge la gestion des promotions commerciales, l'optimisation des promotions commerciales, la planification commerciale intégrée et la gestion de la croissance du chiffre d'affaires.
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