Dans le secteur des biens de consommation (CG), on parle de « paiement insuffisant » lorsqu’un client vous verse un montant inférieur au montant facturé, au motif qu’il estime que vous lui devez de l’argent. Les déductions correspondent aux opérations effectuées sur le versement du client afin de compenser la différence entre le montant facturé et le montant qu’il paie… et elles constituent l’un des processus les plus complexes que les entreprises du secteur des biens de consommation doivent gérer. Les clients appliquent des déductions pour toutes sortes de motifs, allant des remises pour paiement rapide aux dommages-intérêts, en passant par les manquants, les amendes, les frais et les promotions. Ce mode de règlement peut représenter une part considérable de vos dépenses liées à la clientèle (par exemple, frais commerciaux, logistiques, dommages-intérêts) et il est largement admis que le taux d’erreur dans les déductions est inacceptable.
Dans une marque émergente, une personne est généralement chargée de gérer les retenues. Elle doit tout d’abord décrypter ces retenues et se procurer les pièces justificatives. Les pièces justificatives sont les factures et/ou les détails relatifs aux amendes, frais ou charges qui justifient la retenue. Ils sont généralement fournis sous forme de fichiers PDF, dont il existe une multitude de formats. Ensuite, des tableurs, des disques partagés et des e-mails sont utilisés pour valider les retenues et les classer à l’aide d’un code de motif. Si tout est en ordre, les retenues sont clôturées. Mais si des erreurs sont détectées, le fastidieux processus de contestation commence.
Au début, cela reste gérable, mais à mesure que le nombre de clients augmente, que le réseau de distribution s'étend et que le volume des transactions s'accroît, la situation devient rapidement insoutenable. Et, si un objectif – le recouvrement des créances – peut être atteint, un autre – la possibilité de comprendre réellementles dépenses effectives– passe généralement à la trappe. En effet, le « code motif », un attribut lié à un compte général dans les systèmes comptables, ne vous donne qu’une vision partielle de la situation. Ce qui manque généralement, c’est ce dont vous avez besoin pour vraiment comprendre vos dépenses réelles : les clients, les produits, les tarifs et les détails des promotions.
Trade Promotions Management (TPM) is a purpose-built business system for CG manufacturers used by sales, accounting, finance, and demand planning. TPM improves deduction management in three big ways:
1) Information centralization. All of the information needed to validate that the activity was planned and approved is housed in the platform. This includes detail on customers, products, tactics, allowances and/fixed costs, sales, spending and documents (contracts, deduction backup, ad copies, display images, etc.).
2) Collaboration. Too many times, your deduction specialist will need information from other stakeholders to reconcile deductions. TPM messaging enables direct communication between stakeholders and embeds it into to the promotion record.
3) Structured data. TPM is used to match deductions to promotions. This creates actual customer and product costs that you can use to build a history of spend and performance to analyze over time.
De plus, vous disposez toujours des déductions classées par code de motif. Les récapitulatifs des déductions rapprochées peuvent être exportés pour être utilisés dans QuickBooks ou dans les modules de gestion des comptes clients d’un progiciel de gestion intégré (ERP).
UpClear développe des logiciels destinés aux marques de biens de consommation afin d'améliorer la gestion des ventes et des dépenses commerciales. Sa plateforme « BluePlanner » ( platform ) est une solution intégrée qui prend en charge la gestion des promotions commerciales, l'optimisation des promotions commerciales, la planification commerciale intégrée et la gestion de la croissance du chiffre d'affaires.
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