Témoignages de clients

Contexte 

Tata Consumer Products UK Limited est une entreprise de biens de consommation dont le chiffre d'affaires s'élève à 239 millions de livres sterling, spécialisée dans les boissons, les produits alimentaires et les produits de bien-être. Sa marque phare, Tetley, figure parmi les plus grandes marques de thé au monde. Basée à Greenford, au Royaume-Uni, Tata Consumer Products est présente à la fois dans les circuits de distribution modernes et traditionnels, et exporte ses produits dans le monde entier. 

En 2018, TATA Consumer Products UK Limited a choisi UpClear comme partenaire de gestion des revenus pour le Royaume-Uni, en déployant BluePlanner afin de soutenir la planification des ventes et la gestion des promotions commerciales. Le déploiement initial a débuté en août 2018 et s'est achevé début 2019, avec la mise en place dans BluePlanner de fonctionnalités permettant la validation et la gestion des dépenses promotionnelles. 

Défi 

En 2024, TATA Consumer Products UK a cherché à renforcer sa gouvernance financière et à réduire la charge de travail manuelle liée à la gestion des retenues. L'entreprise souhaitait : 

• Automatiser la saisie des données relatives aux factures et aux déductions. 
• Rationaliser la mise en correspondance des déductions et des promotions. 
• Garantir une communication cohérente et vérifiable vers leur système ERP. 
• Améliorer la visibilité sur les dépenses effectives afin d'obtenir des provisions commerciales plus précises. 

Solution 

Pour atteindre ces objectifs, UpClear a déployé des fonctionnalités supplémentaires disponibles sur la plateforme BluePlanner, utilisée pour le rapprochement et le traitement des retenues. Cet élément de BluePlanner, appelé « Paiements », s’intègre pleinement au système de gestion intégrée (ERP) de TATA. Il offre ainsi aux utilisateurs un espace de travail centralisé pour gérer et rapprocher les déductions, améliorant ainsi l’efficacité et la précision de la validation et de la catégorisation des déductions par client, produit, période, motif de dépense et, en fin de compte, par compte du grand livre (GL). Cela permet également de déterminer le coût réel de l’activité promotionnelle pour laquelle les dépenses avaient été prévues. 

Parmi les principales fonctionnalités, on peut citer : 

• Espace de travail centralisé dédié à la mise en correspondance : les équipes financières et commerciales peuvent désormais examiner et mettre en correspondance les remises avec les promotions au sein d'une même plateforme, ce qui simplifie un processus qui était auparavant fragmenté et manuel. 
• Intégration ERP : BluePlanner reçoit les données relatives aux factures et aux déductions directement depuis le système ERP de TATA et renvoie les résultats des rapprochements, ce qui réduit considérablement le traitement en double des données. 
• Une infrastructure prête pour l'IA : le processus de mise en correspondance étant désormais structuré et numérisé au sein de BluePlanner, TATA est bien placée pour explorer les outils d'IA de BluePlanner afin d'aider davantage les utilisateurs à identifier plus rapidement et avec plus de précision les correspondances potentielles. 
• Validation et contrôles : des contrôles intégrés permettent de garantir que chaque correspondance est conforme aux normes internes de conformité et aux exigences d'audit. 
• Charges comptabilisées réelles : les factures étant liées aux dépenses promotionnelles, le système offre une vision plus claire des chiffres réels, ce qui permet d'établir des prévisions et une planification financière plus précises. 

Résultats 

La mise en œuvre a apporté plusieurs avantages mesurables : 

• Amélioration de la gouvernance: renforcement des contrôles internes et meilleure coordination des audits. 
• Réduction des erreurs: l'automatisation a permis de réduire les saisies manuelles et les risques associés d'anomalies financières. 
• Efficacité opérationnelle: les équipes financières et commerciales collaborent désormais plus facilement, ce qui leur permet de régler les déductions plus rapidement, en réduisant les allers-retours. 
• Amélioration des prévisions: les comptabilisations d'exercice fondées sur les données réelles des factures offrent une plus grande précision pour la planification financière et la prise de décision. 

Stephanie Dawber, responsable de la stratégie et de la planification commerciales chez TATA, a déclaré : 

« Le soutien sans faille apporté par l’équipe d’UpClear tout au long de notre projet de rapprochement des déductions a été exemplaire. Leur expertise et leur collaboration ont joué un rôle déterminant dans la transformation d’un processus auparavant manuel, source d’erreurs et chronophage en une solution rationalisée et automatisée. Depuis la mise en œuvre, nous avons constaté des améliorations notables en termes de précision, de vitesse de traitement et de gestion des exceptions, ce qui permet à nos équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. » 

« Ce partenariat a considérablement renforcé l'efficacité et le contrôle de nos opérations de gestion des créances, tout en améliorant la visibilité et la précision des régularisations et de la gestion du bilan. Il a favorisé une approche plus intégrée et collaborative entre les services commerciaux et financiers, et nous nous réjouissons de poursuivre cette collaboration fructueuse dans le cadre de futurs projets. » 

Conclusion

En activant la fonctionnalité « Deduction Matching » de BluePlanner dans le module « Paiements », Tata Consumer Products a transformé un processus auparavant manuel et chronophage en un flux de travail intégré et efficace. Il en résulte un processus de déductions plus précis, conforme et collaboratif, qui favorise à la fois la rigueur financière et la planification stratégique dans la gestion des promotions commerciales.  

À propos d'UpClear

Chez UpClear, notre mission est de donner aux marques de biens de consommation les moyens d'optimiser leurs performances en termes de chiffre d'affaires et le retour sur investissement de leurs actions commerciales grâce à un logiciel intelligent et collaboratif, offrant une source unique d'informations fiables, une automatisation rationalisée et des analyses exploitables. 

Le logiciel de gestion des revenus BluePlanner prend en charge l'ensemble des processus, de la planification opérationnelle annuelle à la planification et à l'exécution des comptes.