Cas d'utilisation

Accélérer le règlement en toute transparence 

Blue RGM est conçu pour gérer le processus de règlement des réclamations des clients. Cela se fait souvent par le biais de retenues, mais dans certains cas, les détaillants et les distributeurs envoient aux marques une facture qui doit être réglée.

Bien que cela puisse facilement être réalisé en créant un paiement dans un logiciel de gestion des comptes fournisseurs, cette méthode présente l'inconvénient de ne pas associer cette dépense au client, au(x) produit(s) et à l'activité à laquelle elle se rapporte (par exemple, une promotion).

Avec Blue RGM, les dépenses sont d’abord planifiées dans la rubrique « Promotions et conditions » (accords à long terme, frais de référencement, etc.). Ces activités font ensuite l’objet d’un processus de validation avant leur engagement. Les demandes de paiement (ainsi que le traitement des déductions) servent ensuite à 1) relier les paiements effectifs aux dépenses prévues, 2) faciliter le traitement de la demande de paiement, et 3) annuler la comptabilisation pour compte de résultat prévue pour l’activité.

Voici les étapes habituelles à suivre pour utiliser la fonction « Demande de paiement/de chèque » dans Blue RGM :

1. Créez une fiche de demande et téléchargez la facture
2. Saisissez le nom du bénéficiaire, la date de paiement et tout autre champ requis
3. Si la dépense était prévue, associez la facture à la promotion « Blue RGM » ou à la période correspondante.
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4. Si la dépense n'a pas été prévue, classez-la dans la catégorie appropriée à l'aide des menus déroulants.
5. Si vous le souhaitez, transmettez la demande via un processus de validation.

Dans l'idéal, Blue RGM est intégré à votre système de gestion des comptes fournisseurs (A/P) afin que la plateforme puisse envoyer automatiquement la demande de paiement ou de chèque au service des comptes fournisseurs une fois toutes les validations obtenues. Si cette intégration n'est pas en place, Blue RGM fournit tout de même un document contenant toutes les informations nécessaires au traitement de la demande.

Cela présente trois avantages majeurs :

• Cela apporte une structure qui facilite la normalisation du travail
• Permet un meilleur contrôle des dépenses, tant au niveau des validations préalables du budget que des validations a posteriori des paiements
• Permet de recenser les dépenses réelles liées aux activités, un élément essentiel de l'analyse post-événementielle