Impulsadas por el gasto en promoción, la complejidad logística, los requisitos de cumplimiento normativo y las políticas de los minoristas y distribuidores, las deducciones son una consecuencia inevitable de la actividad empresarial en el sector de los productos de gran consumo (CPG/FMCG). A menudo, las deducciones se tratan inicialmente como una tarea administrativa de la área financiera. Sin embargo, a medida que las organizaciones evolucionan, se dan cuenta de que el proceso debe incluir múltiples funciones y datos procedentes de diferentes fuentes para proteger con éxito los ingresos, exigir responsabilidades a los clientes y proporcionar información útil a los departamentos de ventas, operaciones de ventas, marketing comercial, finanzas, cadena de suministro y/o gestión de ingresos.
La gestión de las deducciones no es una actividad aislada, sino una secuencia de pasos operativos interrelacionados. Cada paso se basa en la calidad y la disciplina del anterior. Los fallos que se producen al principio del proceso se acumulan a medida que avanza este, lo que da lugar a ciclos más largos y a menores tasas de recuperación. La gestión de las deducciones suele incluir los siguientes pasos del proceso empresarial:
Cerrar o impugnar: Las reclamaciones válidas se tramitan creando el asiento correspondiente en el sistema de cuentas por cobrar para compensar la deducción. Las reclamaciones no válidas se impugnan, lo que da lugar a otro proceso que requiere la realización de tareas, el seguimiento y, posteriormente, el reembolso o la cancelación de la deuda.
La gestión de las deducciones se basa en múltiples sistemas interconectados, en lugar de en una única herramienta. Su eficacia depende de la integración y de la coherencia de los flujos de trabajo.
Los modelos de dotación de personal influyen directamente en los resultados financieros y en la escalabilidad.
Equipos internos
Los equipos internos desarrollan un profundo conocimiento institucional de los clientes, los programas comerciales y logísticos, y los precedentes históricos. Ofrecen mayores índices de recuperación y una prevención más eficaz, pero conllevan unos costes fijos más elevados.
Proveedores externos
Los terceros gestionan el volumen de forma eficiente y ofrecen flexibilidad, pero suelen obtener los mejores resultados en tareas estandarizadas y basadas en reglas.
Entre las expectativas razonables respecto a los servicios de terceros se incluyen la validación, la categorización, la recopilación de documentación y la resolución de disputas en una primera fase, aunque con un menor grado de eficacia en el caso de transacciones complejas.
El conocimiento institucional refleja la experiencia acumulada sobre el comportamiento de los clientes, los precedentes y las prácticas internas. Este conocimiento mejora la capacidad de juicio, agiliza la resolución de problemas y evita que se repitan. Es difícil de replicar desde fuera de la organización.
Por lo general, la cantidad y la complejidad de las deducciones aumentan a medida que una marca capta nuevos clientes y lanza nuevos productos (y genera más transacciones, pedidos, promociones, etc.). Cuando la gestión corre a cargo de un equipo interno, los recursos tienden a aumentar con el tiempo.
BluePlannerayuda a las marcas de bienes de consumo a aportar disciplina, visibilidad y control a la gestión de deducciones, al vincular las deducciones con el gasto previsto de los clientes (tanto comercial como no comercial) y con los resultados reales. Conectado a otros sistemas del proceso (por ejemplo, ERP/AR) y alimentado por ellos, BluePlanner unifica los flujos de trabajo de ventas, finanzas y contabilidad en una única plataforma, lo que permite a las marcas resolver las deducciones más rápidamente, reducir las pérdidas y convertir los datos sobre deducciones en información útil para la toma de decisiones.
Cómo ayuda BluePlanner en la gestión de las deducciones
BluePlanner, ofrecido por UpClear, integra la gestión de deducciones en el proceso más amplio de cálculo de ingresos brutos a netos, de modo que las deducciones no solo se resuelven, sino que se comprenden y se reducen con el tiempo.
Acompáñanos el 26 de febrero en Dallas, Texas, en la segunda edición anual de la CPG Deduction Summit. Las UpClear Summits son eventos de carácter íntimo diseñados para fomentar el diálogo sobre experiencias reales, buenas prácticas, puntos de referencia y conocimientos tácticos. Ofrecen conocimientos prácticos de gran valor y la oportunidad de intercambiar ideas entre compañeros a los profesionales del sector de los productos de gran consumo (CPG/FMCG) que trabajan sobre el terreno. Para obtener más información e inscribirte, visitadeductionsummit.com.
La gestión de las deducciones es una disciplina destinada a la protección de los ingresos. Las prácticas que utilizan las empresas y los recursos que emplean evolucionan a medida que crecen y incorporan nuevos clientes, productos y recursos. A medida que aumenten las inversiones en procesos estructurados, en tecnología habilitadora y en conocimientos especializados, se logrará una resolución más rápida, una mayor recuperación y un menor número de problemas recurrentes.
En UpClear, nuestra misión es ayudar a las marcas de bienes de consumo a maximizar sus ingresos y la rentabilidad de sus inversiones comerciales mediante un software inteligente y colaborativo, que ofrece una única fuente de información fiable, una automatización optimizada e información útil.
El software de gestión de ingresos BluePlanner da soporte a los procesos de principio a fin, desde la planificación operativa anual hasta la planificación y ejecución de cuentas.
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