Dado que el gasto en relaciones comerciales suele alcanzar un importe equivalente al 20 % de las ventas brutas, es fundamental llevar un control riguroso de ese dinero. Llevar un registro de los compromisos que se asumen en tu nombre, quién los asume, cuándo se asumen y si se modifican son datos fundamentales necesarios para la validación de pagos y deducciones, las auditorías y la gestión del personal de tu equipo.
En un proceso descoordinado, los mensajes de texto, los correos electrónicos y las hojas de cálculo son todas piezas del rompecabezas. Cuando se encajan correctamente, cuentan la historia de la aprobación y el historial de la promoción. Sin embargo, con demasiada frecuencia, el rompecabezas no está completo. Las decisiones se toman con información incompleta, lo que genera riesgos. Las aprobaciones no se documentan con claridad, lo que dificulta exigir responsabilidades. Como la información se encuentra dispersa en distintos lugares, se tarda más de lo que debería en realizar las aprobaciones y en auditarlas cuando es necesario. Los problemas con las aprobaciones manuales se multiplican a medida que se ganan clientes y se incorporan más personas al proceso.
Un sistema de gestión de promociones comerciales (TPM) integra por completo el proceso de aprobación. Registra los detalles de lo que se ha presentado, su aprobación, los mensajes entre el remitente y el responsable de la aprobación, cuándo se aprobó y quién lo hizo. Se puede exigir una nueva aprobación de los cambios. Las buenas plataformas permiten utilizar reglas de negocio para aprobar automáticamente las promociones que cumplen los umbrales establecidos y, cuando hay excepciones, consultar fácilmente los detalles necesarios para aprobar o denegar la actividad.
Está en juego una parte muy importante de la cuenta de resultados de tu marca. Las aprobaciones mediante hojas de cálculo y correo electrónico entrañan demasiado riesgo como para confiar en que el proceso se ejecute a la perfección. El uso de un sistema TPM en la nube agiliza el proceso y aporta un mayor control que mitiga este riesgo.
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