Testimonios de clientes

Antecedentes 

Tata Consumer Products UK Limited es una empresa de bienes de consumo con un volumen de negocio de 239 millones de libras esterlinas, especializada en bebidas, alimentos y productos de bienestar. Su marca insignia, Tetley, es una de las marcas de té más importantes del mundo. Con sede en Greenford (Reino Unido), Tata Consumer Products opera a través de canales de distribución modernos y tradicionales y exporta sus productos a todo el mundo. 

En 2018, TATA Consumer Products UK Limited eligió a UpClear como socio de gestión de ingresos para el Reino Unido, implantando BluePlanner para dar soporte a la planificación de ventas y a la gestión de promociones comerciales. La implantación inicial comenzó en agosto de 2018 y finalizó a principios de 2019, con la puesta en marcha de funciones en BluePlanner que permiten la validación y la gestión del gasto promocional. 

Reto 

En 2024, TATA Consumer Products UK se propuso mejorar su gestión financiera y reducir el trabajo manual que suponía la gestión de las deducciones. La empresa quería: 

• Automatizar la importación de datos de facturas y deducciones. 
• Optimizar la asignación de descuentos a las promociones. 
• Garantizar una comunicación coherente y auditable con su sistema ERP. 
• Mejorar la visibilidad del gasto real para obtener periodificaciones comerciales más precisas. 

Solución 

Para alcanzar estos objetivos, UpClear implementó funciones adicionales disponibles en la plataforma BluePlanner, utilizada para conciliar y procesar las deducciones. Este componente de BluePlanner, denominado «Pagos», se integra plenamente con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de TATA. Esto proporciona a los usuarios un espacio de trabajo centralizado para gestionar y conciliar las deducciones, lo que mejora la eficiencia y la precisión de la validación y la categorización de las deducciones por cliente, producto, momento, motivo del gasto y, en última instancia, cuenta del libro mayor (GL). Esto también define el coste real de la actividad promocional para la que se planificó el gasto. 

Entre las capacidades clave se incluían: 

• Espacio de trabajo centralizado para la conciliación: Los equipos de finanzas y ventas pueden ahora revisar y conciliar las deducciones con las promociones en una única plataforma, lo que simplifica lo que antes era un proceso fragmentado y manual. 
• Integración con el sistema ERP: BluePlanner recibe los datos de las facturas y las deducciones directamente del sistema ERP de TATA y devuelve los resultados de la conciliación, lo que reduce considerablemente la necesidad de gestionar datos por duplicado. 
• Infraestructura preparada para la IA: Ahora que el proceso de emparejamiento está estructurado y digitalizado en BluePlanner, TATA se encuentra en una posición idónea para explorar las herramientas de IA de BluePlanner con el fin de ayudar aún más a los usuarios a identificar posibles coincidencias de forma más rápida y precisa. 
• Validación y controles: Las comprobaciones integradas ayudan a garantizar que cada coincidencia se ajuste a las normas internas de cumplimiento y a los requisitos de auditoría. 
• Cuentas de periodificación actualizadas: dado que las facturas están vinculadas al gasto promocional, el sistema ofrece una visión más clara de los datos reales, lo que permite realizar previsiones y una planificación financiera más precisas. 

Resultados 

La implementación aportó varios beneficios cuantificables: 

• Mejora de la gobernanza: se han reforzado los controles internos y se ha mejorado la coordinación de las auditorías. 
• Reducción de errores: La automatización ha reducido las entradas manuales y los riesgos asociados a las discrepancias financieras. 
• Eficiencia operativa: los equipos de finanzas y ventas colaboran ahora con mayor facilidad, resolviendo las deducciones más rápidamente y con menos idas y venidas. 
• Mejora de las previsiones: Las contabilizaciones por devengo basadas en datos reales de facturación ofrecen una mayor precisión para la planificación financiera y la toma de decisiones. 

Stephanie Dawber, directora de Estrategia y Planificación Comercial de TATA, declaró lo siguiente: 

«El apoyo incondicional que nos brindó el equipo de UpClear a lo largo de nuestro proyecto de conciliación de deducciones fue ejemplar. Su experiencia y colaboración fueron fundamentales para transformar un proceso que antes era manual, propenso a errores y que requería mucho tiempo en una solución optimizada y automatizada. Desde su implantación, hemos observado notables mejoras en la precisión, la velocidad de procesamiento y la gestión de excepciones, lo que ha permitido a nuestros equipos centrarse en actividades de mayor valor.» 

«Esta colaboración ha mejorado considerablemente la eficiencia y el control de nuestras operaciones de cuentas por cobrar, al tiempo que ha aumentado la visibilidad y la precisión en la gestión de las provisiones y del balance. Ha fomentado un enfoque más integrado y colaborativo entre los departamentos de ventas y finanzas, y esperamos continuar con esta fructífera relación en futuras iniciativas». 

Conclusión

Al activar la función de conciliación de deducciones de BluePlanner en el módulo de pagos, Tata Consumer Products transformó un proceso que antes era manual y requería mucho tiempo en un flujo de trabajo integrado y eficiente. El resultado es un proceso de deducciones más preciso, conforme a la normativa y colaborativo, que favorece tanto la disciplina financiera como la planificación estratégica en la gestión de las promociones comerciales.  

Acerca de UpClear

En UpClear, nuestra misión es ayudar a las marcas de bienes de consumo a maximizar sus ingresos y la rentabilidad de sus inversiones comerciales mediante un software inteligente y colaborativo, que ofrece una única fuente de información fiable, una automatización optimizada e información útil. 

El software de gestión de ingresos BluePlanner da soporte a los procesos de principio a fin, desde la planificación operativa anual hasta la planificación y ejecución de cuentas.